Sistem Nasıl Çalışır?
Sistem, ana giriş-çıkış noktalarına kurulacak bir veri toplama terminali ve üzerinde çalışan bilgi toplama yazılımı ile bu terminale bağlı bir PC üzerinde çalışan ve toplanan bilgileri değerlendirerek bordroya esas teşkil eden puantaj değerlerini hesaplayan NNARSOFT yazılımı ve Proximty, Mifare gibi temassız kart okuyucudan oluşmaktadır. Personel kimlik kartları, her personel için ayrı bir numara ve şirketin istediği bilgileri içeren barkod ve grafiklerden oluşur.Kartın içerdiği numara NNARSOFT yazılımında personel sicil numarası ile ilişkilendirilir. Bu kartların giriş-çıkış anında personel tarafından kart okuyucu terminallere okutulmasıyla hareketler terminaller üzerinde toplanır. Terminaller üzerinde toplanan bilgiler On-line ya da Off-line olarak NNARSOFT programına aktarılır. Terminaldeki bilgilerin PC’ ye aktarımı esnasında elektrik kesintisi olsa dahi terminal ve PC üzerinde haberleşmeyi sağlayan iletişim protokolü sayesinde veri kaybı yaşanmaz. Giriş-çıkış bilgileri PC üzerindeki NNARSOFT programına aktarıldıktan sonra değerlendirme programı devreye girer. Program şirketin çalışma prensipleri ve vardiya yapısına göre, personel hareketlerini değerlendirerek bordroya temel teşkil edecek puantaj bilgilerini hesaplar, her düzey kullanıcı için analiz ve istatiksel raporlar üretir. Eğer istenirse puantaj bilgilerini işletmenin kullandığı bordro programına otomatik olarak transfer eder.
Çalışma Türleri
Bu alan firmanın Bordroda kullandığı esas başlıkların yani örnek olarak Normal Çalışma, Devamsızlık, Fazla Mesai, Yıllık İzin vb. birçok tanımlamanın sınırsız bir şekilde yapıldığı ve o tanımlamalarında birbirleri arasındaki dağılımların yapıldığı bölümdür. Puantaj hesaplaması sonrası çıkacak küsurlu rakamların Örnek: 00:41 – 05:43 – 01:14 gibi Aşağı yada yukarı yuvarlama işlemine tabi olup olmadığının tanımlamasının yapıldığı alandır. Tanımlamalar esnasında bu kısmın özellikle doğru girilmesi gerekmektedir. Vardiyalar: Genel olarak 3 tip aktif vardiya tipi, 1 adet de serbest vardiya tanımı vardır. Bunları örnekle kısaca anlatırsak. GG yani Günü Gününe çalışma. Bu vardiya tipinde 00:00:01 ile 23:59:59 arası bir tam gündür ve bu saat aralığında çalışacak kişilerin hangi saatlerinin Normal Çalışma veya Fazla Mesai olarak tanımlandığı alandır. Her vardiya için ayrı ayrı Erken Giriş, Geç Gelme, Erken Çıkış ve Geç Çıkış Toleransları bu alandan tanımlanır.
Personel Bilgileri
Her personel için sicilno bazında takip edilen bir bilgi kartonu açılır. Bu bölümde insan kaynakları ürününün temel yapısını oluşturan çalışma, izin, kimlik, kişisel , adres ,eğitim, giysi, ücret, düşünceler vb. benzer birçok bilgiler detaylı olarak takip edilir. Kişinin eski çalışma bilgileri arşivlenerek saklanabilir, istenildiğinde kullanılabilir. Kadro, meslek, eğitim departman gibi bilgilerin bir kodlama sistemi altında takip edilmesi sayesinde firmada çalışan personeller hakkında her türlü istatistiki bilgi alınabilir.
Yıllık İzin
Yıllık izin parametrik olup her firmanın isteği doğrultusunda KIDEM yılları ve günleri girilerek bu tanımlama doğrultusunda hesaplama ve döküm alma olanağına sahiptir. Hak edilen toplam izni, Kullandığı izni ve Kalan iznini çok basit ve hızlı bir şekilde görüntüleme ve döküm alma olanağı sağlar.
Hafta Tatili Kesinti Parametresi
Bu parametre iş kanununda da belirtildiği gibi Hafta içi devamsızlık yapan bir personelin Hafta Sonu Hak Ediş gününün kesilmesi ile ilgilidir. Burada özellikle bilinmesi gereken durum şudur ki Eğer Hafta sonu Fazla mesai yapmış ise program mesaisi ile ilgili herhangi bir işlem yapmadan sadece hakediş gününü düşerek ve mesaisini işlemine devam eder. Esnek yapısı sayesinde gerek gören firmalar bu parametreyi kendi yapılarına göre tanımlama yaparak bu işlemi devreye sokabilirler.
Hareketler
Personelin giriş-çıkış hareketleri terminalden gelen bilgilerle indekslenir ve okutulan kartın giriş veya çıkış olduğu program tarafından otomatik olarak belirlenir. Hatalı veya eksik kart okumalar belirlenerek kullanıcı uyarılır. Yetkiler çerçevesinde elle veya toplu hareket oluşturma, hareket kaydı değiştirebilme mümkündür.
Puantaj
Günlük, Haftalık ya da Aylık hesaplama yapılabilir. Bu kısım tamamen kullanıcın kontrolüne bırakılmış esnek bir ekrandır. Bu ekranda kişilerin Giriş-Çıkış saatleri içinde ve dışındaki çalışma dağılımlarının Normal çalışma, Devamsızlık, Mesai, İzin vb. değerlerinin görüleceği ekrandır. Puantaj hesaplatıldıktan sonra gelecek Ekranda Personelin Postası, Vardiyası, Günlük İzni, Saatlik İzni ve Giriş-Çıkış’ ları üzerinde herhangi bir ekrana geçiş yapmadan değişiklik yapmak mümkündür. Yapılan Mesainin gerçekten doğru olup olmadığı mesai onay kâğıtlarından tespit edilerek bu ekrandan Onaylama ile firmanın fazla ödeme yapması engellenmiş olur.
Listeler
Çokça kullanılan genel listelerden oluşan standart listelerin dışında, kişilerin kendi istekleri doğrultusunda oluşturabileceği puantaj ile ilgili esnek raporlama imkânı vardır. Tüm raporlama ekranlarında filtreleme kullanıcıya bırakılmış esnek bir yapıya sahiptir. Tüm listelerde network üzerindeki herhangi bir yazıcıyı seçebilme imkânı vardır. Dökümler ekrana, yazıcı, excel, Word, html, txt veya mail olarak alınabilir.
Çoklu Firma
Aynı anda birden fazla firma bazında çalışma olanağı vardır ve çalışılan firmalar arasında entegrasyon ve bilgi bütünlüğü sağlanır. Bir firmaya ait bilgiler diğer firmaya kopyalanabilir. Yetki Tanımları ve Güvenlik Tüm kullanıcılar için şifre ve yetki tanımları yapılabilir. Yetki ve kullanıcı tanımlarını sadece ADMIN yetkisine sahip kişi yapabilir.
Enterprise Model
Merkez’den istenildiği takdirde çeşitli İl ve İlçelerdeki Kurulu olan Puantaj programı ve on-line iletişim ile dağınık veriye ulaşılarak sicil, departman vs.. gibi sorgulama kriterleri kullanılarak bölgelerden rapor alınmasına müsaade eden ek modül programı Bordro Programlarıyla Entegrasyon: Şirket bünyesinde kullanılan her tür bordro programına, istenilen formatta bilgi aktarımı yapılabilir ya da bordro programından bilgi alınabilir. Bunlardan SAP, IBSA, Opera, Datasoft, Mega, Mikro, Logo, Eta, Promax, Netsis, Özel yazılımlar vb. birçokları.
